Como evitar faltas e atrasos em clínicas de estética

por Mariana Silva em 05/Sep/2018 ⇠ Veja outros Posts

Imprevistos acontecem, todos nós estamos sujeitos a situações adversas que podem fazer com que a gente se atrase ou tenha que faltar a algum compromisso. Nossas rotinas estão cada vez mais corridas, cheias de tarefas e atividades, sem contar com o trânsito, que pode ser muito imprevisível, principalmente nas grandes cidades.

Mas quando estamos lidando com o trabalho de outras pessoas, o ideal é que os atrasos sejam sempre reduzidos e minimizados e que as faltas sejam informadas com um bom tempo de antecedência.

Os atrasos e desistências podem parecer coisas bobas, que não carecem de muita preocupação, mas quando ocorrem podem prejudicar toda a agenda, deixando atendentes, aparelhos, salas, etc., ociosos, enquanto poderiam estar recebendo outros pacientes. Isso faz com que oportunidades sejam perdidas, junto com o lucro que elas poderiam gerar.  

Quando acontecem com uma frequência muito grande podem se tornar um problema sério que precisa de providências. Nós podemos te ajudar com algumas dicas sobre como evitar faltas e atrasos em sua clínica de estética e otimizar o tempo de atendimento. Vamos lá!

Um software de gestão faz toda a diferença

Controle interno

Para começar, o sistema conta com uma super funcionalidade: uma agenda completa para facilitar o controle e a organização internos. A agenda NeritClin permite marcar, controlar e acompanhar sessões, atendimentos e compromissos de todos os membros da equipe.

As agendas de todos os profissionais são integradas em tempo real. Dessa maneira não haverá inconsistências no calendário da clínica, eliminando o risco do agendamento de duas sessões com a mesma máquina ou atendente e de vários clientes em um mesmo horário.

A funcionalidade também permite que os recursos sejam cadastrados para que no momento do agendamento possam ser verificados se as salas e os equipamentos necessários para os procedimentos estão disponíveis.

Todos os colaboradores podem acessar a agenda em qualquer dispositivo com acesso à internet, podendo consultar rapidamente quais atendendentes estão disponíveis em qualquer horário. Além de verificar compromissos e agendamentos que são segmentados de acordo com o perfil de cada funcionário.

Avisos e lembretes são simplificados

Como dissemos mais acima, uma rotina corrida pode favorecer esquecimentos e, consequentemente, atrasos e/ou faltas não justificadas ou avisadas a tempo. E é preciso levar em contas que alguns clientes podem ser mais esquecidos ou desorganizados que outros.

Mas é possível ajudar a essas pessoas e fazer com que elas não percam seus compromissos. Bom, pelo menos aqueles com a sua clínica.

Alguns procedimentos necessitam de um preparo prévio. É o caso da depilação a laser, que dependendo do aparelho utilizado pela clínica, pode precisar que o cliente se depile com lâmina alguns dias antes da sessão ou que traga a lâmina consigo de casa.

São situações que podem impedir que o atendimento seja feito caso a pessoa não as tenha feito ou até mesmo que desista na hora. Coisas simples que podem ser facilmente evitadas, mas que quando acontecem podem comprometer todo o cronograma programado para o dia de trabalho.

Qual a solução para isso? Enviar para as pessoas agendadas mensagens com lembretes! O melhor de tudo é que isso não precisa ser feito manualmente, de pessoa por pessoa.

O sistema identifica os agendamentos e envia automaticamente esse tipo de mensagem, seja através de e-mail ou por SMS. Dessa forma é possível programar avisos destinado aos clientes agendados com casos parecidos com o do exemplo da depilação a laser.

Exemplo de mensagem:

Ola, #nome. Tudo bem?

Sua sessão de depilação a laser está agendada para o dia 24/06/2018, às 15h com a atendente #nomedaatendente. Não se esqueça de depilar a região com lâmina descartável 3 dias antes do atendimento. Caso queira remarcar ou cancelar, entre em contato através do telefone (31) 0000-0000. Tenha um ótimo dia!

 

Essa funcionalidade foi pensada especialmente para evitar a ociosidade dos atendentes, aparelhos e sala, facilitando imensamente a oportunidade de reorganizar a agenda quando necessário, por exemplo, marcando novos atendimentos quando houver um cancelamento.

Do mesmo modo, os clientes sempre terão a oportunidade de se prepararem a tempo para os procedimentos e de avisarem com antecedência caso haja qualquer imprevisto.

Peça um teste grátis para entender melhor a funcionalidade!

Estabeleça regras

Outra estratégia possível para evitar faltas e atrasos em clínicas de estética é estabelecer regras para o atendimento.

Uma prática que é bastante implementada é a de que faltas sem aviso prévio serão cobradas como se a pessoa tivesse comparecido ao atendimento. Para que essa regra dê certo é preciso determinar um tempo máximo para que o cancelamento possa ser feito. Esse tempo deve ser o suficiente para que o horário seja remanejado.

Outra regra muito interessante de adotar é a de estabelecer um tempo limite de tolerância para atrasos, o que acaba incentivando os clientes a chegarem sempre no horário.

É bom salientar que essas regras devem ser muito bem divulgadas para terem o efeito desejado, pois não adianta nada elas existirem se o público não tiver conhecimento das mesmas. Certifique-se de incluí-las nos contratos e de que todos os atendentes avisem aos clientes no momento de efetuar a compra de pacotes e fechar os acordos, por exemplo.

As redes sociais são aliadas

Se sua clínica tiver uma presença nas redes sociais, outra boa ideia é criar posts com certa regularidade que tentem criar a conscientização sobre evitar atrasos e informar com antecedência sobre as faltas para que o horário do atendimento possa ser remarcado. Isso de uma forma mais criativa e descontraída, sem parecer um puxão de orelha, mas apenas um “toque”.

Essa é mais uma maneira por qual as redes sociais são ótimas aliadas da sua clínica. Confira o nosso artigo sobre as vantagens e dicas sobre as melhores formas de utilizar as redes sociais.

Este foi o nosso post sobre como evitar faltas e atrasos em sua clínica de estética. Coloque nossas dicas em prática ou compartilhe com alguém que possa estar precisando desses conselhos.

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Até a próxima!

Mariana Silva

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