7 dicas para otimizar o agendamento em clínicas de estética

por Lívia Nogueira em 14/06/2021 ⇠ Veja outros Posts

Na era digital torna-se cada vez mais viável otimizar o agendamento em clínicas de estética.

O fato de poder realizar tudo de forma online traz um suspiro para todos os responsáveis pelo atendimento nas clínicas. Como otimizar o agendamento em clínicas de estética é o tema do nosso post de hoje. Vamos lá?

Os clientes esperam por dinamismo e facilidade no momento de agendar seu horário de atendimento, assim como os profissionais responsáveis pelo agendamento também, visto que otimizam seu trabalho e com isso podem focar em outras coisas que demandem um tempo maior.

Deixar os clientes insatisfeitos com o risco de não voltarem mais à clínica é algo que nenhum empreendedor de clínica de estética quer arriscar, certo? Por isso, o ideal é investir na realização de agendamentos de forma online, pela praticidade e rapidez.

O agendamento por telefone aos poucos tende a cair em desuso. Muitas vezes o cliente não consegue entrar em contato com a clínica, seja pela linha quase sempre estar ocupada, ou seja por precisar agendar durante o horário de trabalho e não poder falar ao telefone, por exemplo. Anote nossas dicas e mãos à obra!

1 - Software online para marcar consultas

Sistemas de gestão com a funcionalidade de agenda online certamente é uma das melhores formas de otimizar o agendamento em sua clínica.

Marcação de consultas apenas pelo telefone e na agenda de papel se torna cada vez mais algo obsoleto.

Com um software online você tem controle total dos atendimentos, além de zerar conflitos de horários e recursos utilizados nos procedimentos.

Com a agenda online o atendimento se torna mais rápido, pois ao ligar para sua clínica o cliente não precisará esperar você verificar na agenda de papel se o horário realmente está disponível, assim como o recurso necessário para aquele atendimento. Pelo contrário, estará tudo em sua frente na tela do computador de forma ampla e clara, mostrando a agenda de todos os profissionais responsáveis por cada agendamento.

2 - Tenha uma equipe preparada

Equipe preparada é uma equipe que se comunica, onde haja um investimento na construção de um ambiente de trabalho em que todos os funcionários possam dialogar de forma clara e constante. Desta forma, não haverá nenhuma mudança brusca que pegue ninguém desprevenido e o agendamento possa ser otimizado cada vez mais.

Com a comunicação eficaz, no momento que um cliente ligar para desmarcar, por exemplo, é preciso que a equipe tome decisões rápidas sobre o próximo passo. Se é melhor agendar com outro paciente que esteja na lista de espera ou deixe o horário vago.

Incentive a boa comunicação entre todos da sua equipe para que não fique nada desentendido. Tenha um ambiente de trabalho sempre saudável para todos que o frequentam, pois isso irá refletir nos clientes que forem usufruir dos serviços que sua clínica oferece.

Além disso, é importante manter sempre os funcionários atualizados sobre o mercado, investindo em desenvolver treinamentos e capacitação de toda a aquipe. Dessa forma os atendentes responsáveis pelo agendamento em sua clínica de estética estarão preparados para atender às suas expectativas, garantindo a praticidade no dia a dia.

Lembre-se que uma equipe preparada ajuda para que as agendas em sua clínica fiquem sempre com poucos horários vagos, o que contribui na geração de mais retorno financeiro.

3 - Defina um tempo médio para cada atendimento

Atenção ao tempo de cada procedimento realizado em sua clínica de estética! Colocar nos horários disponíveis da agenda do profissional uma margem de 5 ou 10 minutinhos a mais pode ser uma excelente saída para não gerar conflitos e frustrações para o próximo cliente e para o profissional responsável pelo atendimento também.

Se um procedimento atrasa ou demora mais que o esperado, atrapalha toda a agenda da clínica. Tudo precisa ser pensado com muito cuidado, para que o cliente não fique esperando mais que o necessário no horário combinado para ser atendido.

4 - Integrar as agendas dos profissionais da clínica

Quando há mais de um profissional responsável por um mesmo procedimento (depilação a laser, por exemplo), usufruir de uma agenda online integrada é muito importante, pois será possível visualizar no momento do agendamento se determinado profissional está disponível ou não. 

Além disso, essa integração impede que profissionais fiquem sobrecarregados caso haja outro disponível com a agenda vazia e impede que haja conflitos nos horários em que determinados aparelhos estão ou não disponíveis para atendimento.

5 - Confirmação prévia de consultas

Envio de SMS um dia antes do horário marcado é uma forma prática e interessante de lembrar o cliente de confirmar se irá comparecer ou não. O whatsapp também vem sendo utilizado para essa finalidade cada vez mais, por ser uma ferramenta que conta com um maior índice de abertura em comparação ao SMS e e-mail. Invista nessa ideia! 

Além de prevenir desconfortos entre o cliente e sua equipe, confirmar de forma prévia os horários de atendimento permite a você que, caso o cliente tenha esquecido do horário marcado ou haja um imprevisto, possa marcar com outra pessoa que havia demonstrado interesse por aquele horário.

Muitas vezes os atrasos que acontecem são de responsabilidade do cliente, não da clínica de estética. É preciso uma boa relação de mão dupla, pois assim como você não quer ficar desconfortável com o cliente que pisou na bola pelo horário marcado, os outros clientes também não podem ser prejudicados.

Além disso, incentive-os a chegar com alguns minutinhos de antecedência para prevenir atrasos. Tenha sempre clareza e empatia ao falar sobre isso com os clientes, para que fique sempre uma relação leve e saudável entre eles e a equipe da sua clínica.

6 - Mantenha um bom relacionamento com os clientes

Quando há uma relação próxima e menos impessoal, naturalmente ocorre uma aproximação fluida entre você, sua equipe e os clientes. Os clientes se sentem acolhidos ao invés de sentirem que são tratados apenas como lucro para a sua clínica de estética.

Procure saber a preferência dos seus clientes em questão de horários, para que vocês consigam sempre otimizar o agendamento dos procedimentos.

Ofereça mimos como desconto, pacotes especiais e até mesmo brindes para a fidelização contínua deles. Além da vontade de continuar frequentando sua clínica, os clientes terão assim mais prazer em falar bem da sua clínica aos conhecidos e, assim, atrair mais clientes para você.

7 - Adote uma lista de espera 

Uma proposta interessante para otimizar o agendamento em clínicas de estética é completar a agenda do profissional responsável por cada procedimento com uma lista de espera.

Além da otimização no agendamento, essa é uma excelente forma de monitorar os profissionais e os procedimentos que são mais requisitados em sua clínica. Com isso você e sua equipe conseguem, por exemplo, trabalhar na ampliação do horário da prestação dos serviços oferecidos.

Adotando uma lista de espera você evita que um horário vago de última hora te gere prejuízo e frustração. Mantenha sempre uma lista pronta para que, caso aconteça algum imprevisto, você tenha para quem ligar e possa ocupar aquele horário vago.

 

Como vimos, para otimizar o agendamento em clínicas de estética é preciso investir em tecnologia e focar na satisfação do cliente. Investir em ferramentas que otimizem o agendamento gera inúmeros benefícios para você, sua equipe e seus clientes. 

Todos saem ganhando com a qualidade do atendimento; profissionais da clínica com a otimização do trabalho e os clientes com a satisfação no atendimento que repercute até mesmo no marketing positivo para que outros conhecidos daquele cliente também procurem pelos serviços oferecidos pela sua equipe.

Esse foi o nosso conteúdo de hoje. E lembre-se que o NeritClin, o sistema de gestão de clínicas de estética mais completo do mercado, pode te ajudar desde o início das atividades da sua empresa. 


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Lívia Nogueira

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